Cylch Gorchwyl

Cylch Gorchwyl y Bwrdd Pensiwn Lleol
Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru

1. Mae’r ddogfen hon yn nodi’r cylch gorchwyl ar gyfer Bwrdd Pensiwn Lleol Cynllun Pensiynau Diffoddwyr Tân Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru fel sy’n ofynnol gan Ddeddf Pensiynau Gwasanaethau Cyhoeddus 2013 a Rheoliadau Llywodraeth Leol (Diwygio) (Llywodraethu) 2014.

Rheoli’r Cynllun

2. Tân ac Achub Gogledd Cymru, fel yr awdurdod gweinyddu, yw Rheolwr y Cynllun. Caiff ei swyddogaethau eu cyflawni yn unol â chynllun dirprwyo’r Awdurdod gan y Trysorydd a’r Prif Swyddog Tân.

Y Bwrdd Pensiwn Lleol

3. Rôl y Bwrdd Pensiwn Lleol yw cynorthwyo Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru (GTAGC), fel yr awdurdod gweinyddu, i wneud y canlynol:

• sicrhau cydymffurfiaeth â rheoliadau’r cynllun a deddfwriaeth arall sy’n ymwneud â llywodraethu a gweinyddu’r cynllun;
• sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofynion a osodir gan y Rheoleiddiwr Pensiynau mewn perthynas â’r cynllun;
• sicrhau llywodraethiad effeithiol ac effeithlon i’r Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân ar gyfer Cronfa Bensiynau Dyfed;
• goruchwylio’r materion hyn fydd rôl y Bwrdd, nid gwneud penderfyniadau;
• cyflawni unrhyw waith perthnasol fel y gofynnir amdano;
• mewn unrhyw faterion eraill y gallai rheoliadau’r cynllun eu pennu.

4. Bydd y Bwrdd Pensiwn Lleol yn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r Cod Ymarfer ar lywodraethu a gweinyddu a gyhoeddir gan y Rheoleiddiwr Pensiynau. Bydd y Bwrdd hefyd yn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gofynion o ran gwybodaeth a dealltwriaeth yng Nghod Ymarfer y Rheoleiddiwr Pensiynau.

5. Mae’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn atebol i’r Rheoleiddiwr Pensiynau, Bwrdd Cynghori Cenedlaethol y Cynllun a’r Awdurdod Gweinyddu yn eu rôl fel Rheolwr y Cynllun.

6. Bydd prif swyddogaethau’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn cynnwys y canlynol, ond nid yn gyfyngedig iddynt:

• adolygu’r prosesau, y polisïau a’r gweithdrefnau ar gyfer gwneud penderfyniadau er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r Rheoliadau perthnasol;
• ceisio sicrwydd bod y rhain yn cael eu dilyn ac y cedwir atynt o ran penderfyniadau ynghylch Pensiynau;
• ceisio sicrwydd bod perfformiad o ran gweinyddu yn cydymffurfio â fframwaith perfformiad yr Awdurdod, a bod y trefniadau monitro yn ddigonol ac yn gadarn;
• ystyried pa mor effeithiol yw’r cyfathrebu gyda’r cyflogwyr ac aelodau’r cynlluniau, gan gynnwys adolygu’r Strategaeth Gyfathrebu; ystyried a rhoi sylwadau ar argymhellion archwilio mewnol ac adroddiadau archwilwyr allanol.

7. Bydd unrhyw gŵyn neu honiad ynghylch torri’r Rheoliadau a ddygir i sylw’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn cael eu trin yn unol â’r Cod Ymarfer fel y’i cyhoeddir gan y Rheoleiddiwr Pensiynau.

Rhybudd o Gyfarfodydd a pha mor aml y cânt eu cynnal

8. Rhaid i’r Bwrdd Pensiwn Lleol gyfarfod yn ddigon rheolaidd er mwyn cyflawni ei ddyletswyddau a’i gyfrifoldebau’n effeithiol; trefnir pedwar cyfarfod ymhob blwyddyn ariannol.

9. Bydd y Swyddog Cyswllt Aelodau yn hysbysu holl aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol am bob cyfarfod o’r Bwrdd, gan gynnwys nodi’r dyddiad, y lleoliad ac amser y cyfarfod, a bydd yn sicrhau bod cofnod ffurfiol o drafodion y Bwrdd Pensiwn Lleol yn cael ei gadw.

10. Darperir papurau o leiaf dri diwrnod gwaith cyn pob un o’r cyfarfodydd ffurfiol o’r Bwrdd Pensiwn Lleol.

11. Bydd yr holl agendâu a phapurau a chofnodion nad ydynt yn gyfrinachol yn cael eu cyhoeddi ar wefan GTAGC, ynghyd â Chylch Gorchwyl y Bwrdd a manylion aelodaeth y Bwrdd.

Aelodaeth

12. Bydd y Bwrdd Pensiwn Lleol yn cynnwys dim llai na 6 aelod (i gyd), a rhaid iddo gynnwys cydbwysedd cyfartal o gynrychiolwyr o’r cyflogwr ac aelodau’r cynllun (gweithwyr). Bydd ei gyfansoddiad fel a ganlyn:

Etholaeth Diffiniad/Cyfyngiadau
Cyflogwr Cynrychioli GTAGC
Aelod o’r Cynlluniau (gweithwyr) Cynrychioli pob aelod o’r cynlluniau (gweithredol, wedi gohirio, a phensiynwr)

13. Bydd cyfnod swydd yr holl aelodau yn cyd-fynd ag etholiadau'r cynghorau ac felly disgwylir i’r aelodaeth barhau tan 2022. Caiff yr aelodau, ar ddiwedd eu cyfnod, fynegi eu dymuniad i gael eu hystyried i’w hailethol.

14. Rhaid i aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol fodloni’r gofynion pwysig o ran presenoldeb a hyfforddiant er mwyn cadw eu haelodaeth yn ystod y cyfnod hwn. Rhaid i’r holl aelodau:

• ymdrechu i fod yn bresennol ymhob cyfarfod o’r Bwrdd
• gydymffurfio â’r cynllun hyfforddi a gaiff ei lunio gan y Rheolwr Pensiynau
• gydymffurfio â Chod Ymarfer y Rheoleiddiwr Pensiynau.

15. Bydd gan bob un Cynrychiolydd Cyflogwr a Chynrychiolydd Aelod y Cynllun yr hawl i bleidleisio yn unigol.

16. Rhaid i bob aelod o Gynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân gael cyfle cyfartal o ran cael eu henwebu ar gyfer rôl cynrychiolydd aelodau.

17. I ddiben penodi cynrychiolwyr y cyflogwr ar y Bwrdd, gofynnir am enwebiadau gan holl aelodau’r Awdurdod Tân ac Achub. Bydd y Trysorydd a’r Swyddog Monitro (neu ddirprwy) hefyd yn darparu cynrychiolaeth cyflogwr.

18. I ddiben penodi cynrychiolwyr yr aelodau cynllun (gweithwyr) ar y Bwrdd, gofynnir am enwebiadau drwy Gynrychiolwyr Adrannau a Fforwm yr Undebau Llafur, gydag enwebiadau pellach yn dod drwy hysbyseb a roddir ar wefan yr Awdurdod. Pan fo mwy na thri enwebiad yn dod i law, bydd yr ymgeiswyr yn cael eu hystyried, eu rhoi ar y rhestr fer a’u cyfweld gan banel penodi a fydd wedyn yn gwneud argymhellion i’r Prif Swyddog Tân gael eu penodi’n ffurfiol.

19. Os bydd aelod o’r Bwrdd Pensiwn Lleol sy’n gweithredu fel cynrychiolwyr y cyflogwr yn gadael cyflogaeth y cyflogwr y maent yn ei gynrychioli, ni fydd mwyach yn gymwys i fod ar y Bwrdd.

20. Pan fo aelod o’r Bwrdd yn absennol yn gyson, neu’n methu â bodloni gofynion pwysig o ran presenoldeb a hyfforddi fel y nodir yn (13) uchod, bydd yr aelodaeth honno’n cael ei hadolygu. Yn achos cynrychiolydd sy’n aelod, gwneir hyn gan gynrychiolydd Rheolwr y Cynllun, a gaiff argymell bod yr aelodaeth yn cael ei dirymu os bydd yn ystyried bod angen hynny.
Mewn achos o’r fath, bydd hawl i apelio i’r Prif Swyddog Tân cyn unrhyw argymhelliad. Yn achos cynrychiolydd cyflogwr, bydd unrhyw benderfyniad yn cael ei ystyried gan gadeirydd yr Awdurdod Tân ac Achub.

21. Os bydd cyflogwr neu gynrychiolydd aelodau’r cynlluniau yn dymuno ymddiswyddo rhaid iddo ysgrifennu at y Prif Swyddog Tân, gan roi rhybudd o fis o leiaf.

22. Bydd Cadeirydd y Bwrdd Pensiwn Lleol yn cylchdroi bob dwy flynedd rhwng aelod sy’n cynrychioli’r cyflogwr ac aelod sy’n cynrychioli aelodau’r cynlluniau.

23. Rôl y cynrychiolydd sy’n gweithredu fel Cadeirydd yw:

• cytuno ar yr agenda, a’i osod, ar gyfer cyfarfod o’r Bwrdd
• rheoli’r cyfarfodydd i sicrhau bod busnes y cyfarfod yn cael ei gyflawni yn yr amser y cytunwyd arno
• sicrhau bod holl aelodau’r Bwrdd yn dangos y parch dyledus at y broses, a bod pob barn yn cael ei chlywed a’i hystyried yn llwyr
• ymdrechu cymaint ag y bo modd i gael consensws fel canlyniad
• sicrhau bod pob cam gweithredu a’r rhesymeg dros benderfyniadau yn eglur, a bod cofnod priodol ohonynt.


24. Oherwydd natur arbenigol gwaith y Bwrdd, disgwylir i holl aelodau’r Bwrdd fod yn bresennol yn bersonol, a hynny ymhob cyfarfod, heb ddarpariaeth ar gyfer dirprwy. Fodd bynnag, fe ganiateir dirprwyon; ond byddai rhaid iddynt fod yn gyfrifol am ddiweddaru eu hyfforddiant eu hunain i sicrhau eu bod yn gyfarwydd â materion pensiwn.

25. Caiff y Bwrdd, gyda chymeradwyaeth y Prif Swyddog Tân, gyfethol personau nad ydynt yn aelodau i gynorthwyo’r Bwrdd am gyfnod neu ar gyfer tasg benodol pryd y byddai hynny’n darparu sgiliau, gwybodaeth neu brofiad ychwanegol. Ni fyddai caniatâd i’r aelodau cyfetholedig bleidleisio.

Cworwm

26. Rhaid i bedwar o blith aelodau’r Bwrdd fod yn bresennol er mwyn cael cworwm mewn cyfarfod. Os bydd y Cadeirydd yn absennol o gyfarfod ac y mae yno gworwm, rhaid i’r aelodau sy’n bresennol ddewis Cadeirydd i lywyddu dros y cyfarfod hwnnw.

Gwybodaeth a Sgiliau

27. Rhaid i aelod o’r Bwrdd Pensiwn fod yn gyfarwydd â’r canlynol:

• y ddeddfwriaeth a chyfarwyddyd cysylltiedig y pedwar o Gynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân;
• unrhyw bolisïau, gweithdrefnau neu brosesau gwneud penderfyniadau ynglŷn â gweinyddu’r Cynlluniau a fabwysiedir gan GTAGC a Chronfa Bensiwn Dyfed.

28. Rhaid i aelod o’r Bwrdd Pensiwn Lleol gael gwybodaeth a dealltwriaeth o’r gyfraith sy’n gysylltiedig â phensiynau ac unrhyw faterion eraill a ragnodir mewn Rheoliadau.

29. Mater i aelodau’r Bwrdd Pensiwn yw cael eu bodloni bod ganddynt y graddau priodol o wybodaeth a dealltwriaeth i’w galluogi i gyflawni eu swyddogaethau’n gywir fel aelod o’r Bwrdd Pensiwn.

30. Mae’n ofynnol i aelodau’r Bwrdd Pensiwn allu dangos eu gwybodaeth a’u dealltwriaeth, ac i loywi ac i gadw eu gwybodaeth yn gyfoes. Felly, mae’n ofynnol i aelodau’r Bwrdd Pensiwn gadw cofnod ysgrifenedig o hyfforddiant a datblygiad perthnasol.

31. Rhaid i aelodau'r Bwrdd Pensiynau gadarnhau i'r Rheolwr Pensiynau o fewn chwe mis ar ôl ymuno â'r Bwrdd eu bod wedi cwblhau'r hyfforddiant Rheoleiddiwr Pensiynau.

32. Yn ystod y cyfarfod cyntaf y flwyddyn ariannol, mae'n rhaid i aelodau'r Bwrdd Pensiynau ystyried a chytuno ar raglen hyfforddi flynyddol.


Safonau Ymddygiad a Gwrthdaro Buddiannau

33. Mae rôl aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn gofyn am y safonau uchaf o ymddygiad, ac felly bydd ‘saith egwyddor bywyd cyhoeddus’ yn berthnasol i holl aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol. Bydd yn ofynnol i aelodau’r Bwrdd gadw at god ymddygiad aelodau a pholisïau Diogelu Data GTAGC. Mae’n ofynnol i’r Bwrdd weithredu o fewn y cylch gorchwyl hwn bob amser. Yn unol â Deddf Pensiynau Gwasanaethau Cyhoeddus 2013, rhaid i aelod o’r bwrdd beidio â chael buddiant ariannol neu fuddiant arall a allai niweidio eu gallu i gyflawni eu dyletswyddau ar y Bwrdd. Nid yw hyn yn cynnwys buddiant ariannol neu fuddiant arall sy’n codi dim ond drwy fod yn aelod o’r GTA.

34. Felly, bydd yn ofynnol i holl aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol ddatgan unrhyw fuddiannau ac unrhyw wrthdaro posib rhwng buddiannau yn unol â gofynion Deddf Pensiynau Gwasanaethau Cyhoeddus 2013 a Chod y Rheoleiddiwr Pensiynau. Mae’r datganiadau hyn yn ofynnol fel rhan o’r broses benodi, yn ogystal ag ar adegau rheolaidd drwy gydol cyfnod aelod.

Adrodd

35. Disgwylir i’r Bwrdd lunio adroddiad blynyddol i’r Awdurdod Tân ac Achub, a dylai hwnnw gynnwys:

• crynodeb o waith y Bwrdd Pensiwn Lleol a cynllun gwaith ar gyfer y flwyddyn i ddod
• meysydd pryder yr adroddwyd yn eu cylch i’r Bwrdd neu a godwyd gan y Bwrdd, a’r argymhellion a wnaed
• manylion unrhyw wrthdaro rhwng buddiannau a gododd o ran aelodau unigol y Bwrdd Pensiwn Lleol, a sut y cafodd y rhain eu rheoli
• unrhyw feysydd risg neu bryder y mae’r Bwrdd yn dymuno eu codi gyda Rheolwr y Cynllun
• manylion yr hyfforddiant a gafwyd a’r anghenion hyfforddi a ganfuwyd
• manylion unrhyw dreuliau a chostau a gafwyd gan y Bwrdd Pensiwn Lleol ac unrhyw dreuliau a ragwelir yn y flwyddyn i ddod.

36. Er mai dim ond un adroddiad blynyddol y mae gofyn i’r Bwrdd ei lunio, caiff cofnodion pob cyfarfod o’r Bwrdd eu cyhoeddi ar wefan yr Awdurdod.

37. Os bydd gan y Bwrdd unrhyw bryderon y credir eu bod yn ddigon difrifol i adrodd yn eu cylch ar lefel uwch na’r hyn sy’n safonol (sef i’r Rheolwr Pensiynau), dylent adrodd yn eu cylch i’r Prif Swyddog Tân. Gallai hyn gynnwys adegau, ond heb fod yn gyfyngedig i’r rheini, pryd y bydd y Bwrdd yn teimlo na weithredwyd ar sail argymhellion. Mewn achosion eithafol megis torri’r Rheoliadau yn sylfaenol neu fethiant sylfaenol gan yr Awdurdod Gweinyddu i sicrhau bod y gronfa’n cael ei llywodraethu’n effeithiol, gall y Bwrdd ystyried adrodd i Fwrdd Cynghori Cenedlaethol y Cynllun a/neu’r Rheoleiddiwr Pensiynau.


Cydnabyddiaeth Ariannol

38. Bydd cydnabyddiaeth ariannol i aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn cael ei gyfyngu i ad-dalu’r treuliau gwirioneddol am fynychu cyfarfodydd a hyfforddiant y Bwrdd.
Disgwylir y bydd cyflogwyr aelodau’r bwrdd yn darparu gallu priodol i ganiatáu i’r aelod gyflawni’r rôl hon o fewn eu diwrnod gwaith arferol heb unrhyw ostyngiad yn eu cyflog.

39. Dylid cyflwyno hawliadau am dreuliau 1 mis fan bellaf ar ôl iddynt ddigwydd.

Cyhoeddi Gwybodaeth y Bwrdd Pensiwn Lleol

40. Rhoddir gwybodaeth gyfoes ar wefan GTAGC i ddangos y canlynol:

• enwau a gwybodaeth am aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol
• sut y mae aelodau’r cynllun a’r cyflogwyr yn cael eu cynrychioli ar y Bwrdd Pensiwn Lleol
• cyfrifoldebau’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn ei gyfanrwydd
• cylch gorchwyl a pholisïau llawn y Bwrdd Pensiwn Lleol, a sut y maent yn gweithredu
• Proses benodi’r Bwrdd Pensiwn Lleol.

Adolygu

41. Mabwysiadwyd yn ffurfiol y cylch gorchwyl hwn gan y Bwrdd yn ei gyfarfod cyntaf ar 20 Ebrill 2015, ac mae’n cael ei adolygu yn flynyddol neu os daw newidiadau statudol neu reoleiddiol yn unol â pharagraff 41.

42. Mae gan y Prif Swyddog Tân awdurdod i wneud mân newidiadau o ganlyniad i newid statudol neu reoleiddiol, neu i ddiweddaru trefniadau o ganlyniad i ffactorau allanol eraill.

 

Twitter Facebook YouTube Instagram

Diolch am rannu'ch cyfeiriad ebost

Byddwn yn darparu'r wybodaeth addas i chi maes o law

Wedi gorffen

Diolch am eich cais

Wedi gorffen