Cofnodion 27/05/20

Cofnodion cyfarfod y Bwrdd Pensiwn Lleol a gynhaliwyd ar 27 Mai 2020 drwy Skype

YN BRESENNOL

Yn cynrychioli’r Cyflogwr:
Y Cyng. J B Hughes Ken Finch, Trysorydd

Yn cynrychioli’r Gweithwyr:
Richard Fairhead, Cymdeithas yr Arweinwyr Tân - Prospect, yn cynrychioli’r Gweithwyr
(Cadeirydd)
Jane Honey, Cymdeithas y Swyddogion Tân

Yn cynghori
Helen MacArthur, Prif Swyddog Cynorthwyol Julie Brown, Rheolwr Pensiynau
Kevin Gerrard, Rheolwr Pensiynau Cronfa Bensiwn Dyfed Martin Morgan, Rheolwr Pensiynau Cronfa Bensiwn Dyfed

Yn cofnodi
Alwen Davies, Swyddog Cyswllt Aelodau

Dim ond dros y ffôn yr oedd Cyng. Apsley yn gallu cymryd rhan yn y cyfarfod felly cyflwynodd ei ymddiheuriadau. Yn dilyn trafodaeth, cytunwyd i fwrw ymlaen â’r cyfarfod a phetai angen gellid gohirio rhai adroddiadau tan y cyfarfod nesaf.

Cafodd Richard Fairhead ei ethol yn Gadeirydd ar gyfer y cyfarfod.

1 YMDDIHEURIADAU

Y Cyng. Bryan Apsley
Bob Mason, Cymdeithas y Swyddogion Tân.

2 DATGAN BUDDIANNAU

2.1 Dim.

3 COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF

3.1 Cafodd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Ionawr 2020 ei gymeradwyo’n gofnod cywir.

4 CYLCH GORCHWYL

4.1 Bu Bwrdd Cynghori’r Cynllun (Cymru) yn adolygu holl ddogfennau’r Cylch Gorchwyl a luniwyd gan yr Awdurdodau Tân ac Achub yng Nghymru, a hynny er mwyn sicrhau cysondeb. Ar ôl adolygu’r ddogfen gyfredol, diwygiwyd hi er mwyn nodi hawliau pleidleisio’r aelodau. Yn ystod y cyfarfod, argymhellwyd bod y ddogfen yn cyfeirio at yr Awdurdod Tân ac Achub yn hytrach nag at y Gwasanaeth, a dilynwyd yr argymhelliad hwn.

4.2 PENDERFYNWYD cymeradwyo’r cylch gorchwyl diwygiedig.

5 CYNLLUNIAU PENSIWN Y DIFFODDWYR TÂN – ADRODDIAD I ROI’R WYBODAETH DDIWEDDARAF

5.1 Fe wnaeth y Rheolwr Pensiynau gyflwyno’r adroddiad a oedd yn rhoi gwybod i’r aelodau am aelodaeth y cynlluniau, ynghyd â’r wybodaeth ddiweddaraf am y canlynol:
• Grŵp Pensiynau Diffoddwyr Tân Cymru gyfan a Grŵp
Swyddogion Pensiwn Tân Rhanbarth Gogledd-Orllewin Lloegr
• her i’r trefniadau trosiannol
• golwg gyffredinol ar fwletinau a chylchlythyrau Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân.

5.2 Oherwydd bod gofynion ar y gyflogres ar hyn o bryd, nid oedd modd cael ffigyrau cyfredol y gweithwyr gweithredol sydd heb fod wedi cofrestru mewn cynllun pensiwn diffoddwyr tân. Fodd bynnag, mae’r ffigyrau diweddaraf sydd ar gael yn dangos bod canran uchel o’r achosion o optio allan yn ymwneud â staff dyletswydd wrth gefn (RDS), sy’n fwy na thebyg â chysylltiad at bensiwn drwy eu prif gyflogwr. Fodd bynnag, nodwyd bod mesurau’n cael eu cymryd drwy’r amser drwy’r cymorthfeydd pensiwn a’r Briff Wythnosol i annog gweithwyr i ymaelodi â’r cynllun pensiwn.

5.3 Bu’r Aelodau’n holi faint o ragolygon pensiwn a ddarparwyd yn ystod 2019-20, yn arbennig y cysylltiad ag ymddeol wedyn. Cafodd yr Aelodau wybod bod y rhan fwyaf o ragolygon yn ymwneud ag unigolion a aeth ymlaen i ymddeol o’r Gwasanaeth. Dim ond mewn amgylchiadau penodol y rhoddir rhagolygon; bob mis Awst, mae’r aelodau’n cael Datganiad Buddion Blynyddol a gellir gofyn yn ffurfiol am ragolwg chwe mis cyn dyddiad ymddeol posibl. Ymhob achos arall, mae’r aelodau’n defnyddio’r adnodd ‘Fy Mhensiwn Ar-lein’.

5.4 Cafodd yr aelodau wybod bod dau achos yn cael eu penderfynu gan yr Ombwdsmon Pensiynau ar hyn o bryd. Mae’r Aelodau’n gyfarwydd â’r ddau achos.

5.5 PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

6 BWRDD PENSIWN LLEOL CYNLLUNIAU PENSIWN Y DIFFODDWYR TÂN – ADRODDIAD BLYNYDDOL 2019-20

6.1 Roedd adroddiad blynyddol drafft y Bwrdd Pensiwn Lleol yn nodi gwaith y bwrdd yn ystod y flwyddyn ariannol ddiwethaf, a chafodd yr adroddiad ei gyflwyno i’r aelodau ei ystyried cyn ei gyflwyno i’r Awdurdod Tân ac Achub.

6.2 Mae’r Rheoleiddiwr Pensiynau yn mynnu bod Byrddau Pensiwn Lleol yn llunio adroddiad blynyddol sy’n rhoi sylwebaeth ar y canlynol:
• Gwrthdaro rhwng buddiannau
• Hyfforddiant
• Argymhellion i’r Bwrdd
• Blaen-raglen waith.

6.3 Mae polisi’r Bwrdd ar wrthdaro rhwng buddiannau ar gael ar wefan yr Awdurdod; hyd yma, ni ddatganwyd unrhyw achos o wrthdaro rhwng buddiannau.

6.4 Mae’r aelodau’n ymwybodol ei bod yn bwysig cynnal eu hadnabyddiaeth a’u dealltwriaeth o reoliadau pensiwn y diffoddwyr tân a’r newidiadau cyson. Nodwyd bod yr hyfforddiant ar stop dros dro oherwydd bod y cyfarfodydd yn cael eu cynnal ar y we drwy Skype. Fodd bynnag, bydd yr hyfforddiant yn ailddechrau yn yr hydref.

6.5 Roedd y rhaglen waith a gyflawnwyd yn ystod 2019-20 yn ymdrin ag agweddau penodol ar God Ymarfer 14 y Rheoleiddiwr Pensiwn ac mae hefyd yn dilyn drwodd i 2020/21. Gofynnwyd i’r Aelodau gymeradwyo’r rhaglen waith ar gyfer 2020/21.

6.6 PENDERFYNWYD argymell bod adroddiad blynyddol 2020/21 yn cael ei gyflwyno i’r Awdurdod Tân ac Achub.

7 Y DIWEDDARAF GAN GRONFA BENSIWN DYFED (GWEINYDDWR Y CYNLLUN)

7.1 Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am waith gweinyddu cynlluniau Cronfa Bensiwn Dyfed.

7.2 Roedd yr adroddiad a gyflwynwyd yn rhoi sicrwydd fod y cynllun yn cael ei weinyddu’n gywir, ac roedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y canlynol:

• y diweddaraf am faterion rheoleiddio
• parhad busnes
• e-gyfathrebu

• cysoni Isafswm Pensiwn Gwarantedig
• adroddiadau ansawdd data
• apeliadau
• achosion o dorri’r rheolau
• Fy Mhensiwn Ar-lein
• llif gwaith

7.3 Rhoddodd Kevin Gerrard, Rheolwr Pensiynau, wybodaeth am waith gweinyddu’r cynllun ystod y cyfnod clo. Bu tri aelod o’r staff yn parhau i weithio o swyddfeydd y cyngor, ac mae gweddill y tîm yn gweithio o gartref. Rhaid cadw staff yn y swyddfa er mwyn gwirio a phrosesu post sy’n dod i mewn ac yn mynd allan. Mae’r gweinyddwyr yn talu mwy na 1,500 o bensiynwyr, ac maent yn delio â llawer iawn o bost; hyd yma, nid yw’r cyfnod clo wedi amharu ar y busnes na’r gwasanaethau a ddarperir. Mae’r galwadau’n cael eu dargyfeirio i ffonau symudol er mwyn sicrhau bod gwasanaeth yn parhau.

7.4 Rhoddodd y PST MacArthur wybod i’r Bwrdd ei bod yn dda cael gweinyddwyr yn bresennol a gallai hyn barhau i gael ei hwyluso drwy dechnoleg.

7.5 Cafodd y Bwrdd wybodaeth ynghylch y nifer sy’n defnyddio ‘Fy Mhensiwn Ar-lein’ ac oherwydd y lefel isel o gofrestriadau (55% o’r aelodau gweithredol wedi cofrestru hyd yma), dywedodd y gweinyddwyr mai’r adeg allweddol i godi ymwybyddiaeth oedd yn y misoedd cyn cyhoeddi’r datganiadau buddion blynyddol.

7.6 O ran ansawdd data, bydd yr adroddiad nesaf yn canolbwyntio ar ddata penodol ynghylch cynlluniau y mae angen i’r gweinyddwyr ganolbwyntio arnynt. Fodd bynnag, roedd yn bwysig nodi mai gwaith glanhau data hanesyddol oedd wedi achosi’r rhan fwyaf o broblemau, yn hytrach na data gwael gan adran y gyflogres.

7.7 PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a ddarparwyd.

8 DATGANIAD POLISI DISGRESIYNAU AR GYFER CYNLLUNIAU PENSIWN Y DIFFODDWYR TÂN

8.1 Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybod i’r Aelodau am yr angen i’r rheolwr cynllun (sef yr Awdurdod) lunio Datganiad Polisi Disgresiynau ar gyfer Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân.

8.2 Maes o law, bydd yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Awdurdod Tân ac Achub er mwyn i’r Aelodau gymeradwyo’r penderfyniadau sydd yn y Datganiad Polisi Disgresiynau ar gyfer Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân ac i geisio cymeradwyaeth y bydd penderfyniadau, ar ran y rheolwr cynllun, yn cael eu dirprwyo o ddydd i ddydd i’r Prif Swyddog Tân a’r Trysorydd.

8.3 Nodwyd bod rhaid i’r Awdurdod Tân ac Achub, dan reoliadau Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân, wneud penderfyniadau ar faterion sy’n ymwneud â gweinyddu’r Cynlluniau. Rhaid i’r Awdurdod adolygu, a phan fo angen, gyhoeddi polisi disgresiynau yn nodi a fydd disgresiwn yn cael ei ddefnyddio ai peidio.

8.4 PENDERFYNWYD cymeradwyo pob penderfyniad disgresiynol yn y Datganiad Polisi Disgresiynau ar gyfer Cynlluniau Pensiwn y Diffoddwyr Tân ac i ddirprwyo penderfyniadau o ddydd i ddydd i’r Prif Swyddog Tân a’r Trysorydd.

9 CORONAFEIRWS

9.1 Rhoddodd y PSC MacArthur wybod i’r grŵp am weithgareddau a chynllun parhad busnes y Gwasanaeth yn ystod pandemig Covid-19. Mae’r Gwasanaeth wedi rhoi cynlluniau Parhad Busnes ar waith, ac roedd gweithwyr yn gweithio gartref; mae gan bawb fynediad ar e- bost a ffôn felly mae’r busnes yn parhau yn ôl yr arfer. Mae cyfarfod pontio wedi cael ei drefnu ar 29 Mai 2020 i edrych ar y cynlluniau ar gyfer y tri i naw mis nesaf.

9.2 Bydd cymorthfeydd pensiynau yn cychwyn eto, ond drwy Skype. Bydd y Gwasanaeth hefyd yn bwrw ymlaen â materion pensiwn cyfredol, yn arbennig, dyfarniad Booth.

10 Y GOFRESTR RISGIAU – MAES 3 CYLLID A LLYWODRAETHU

10.1 Cafodd yr Aelodau eu hatgoffa fod y Rheoleiddiwr Pensiynau yn argymell bod aelodau’r Bwrdd Pensiwn Lleol yn ystyried ac yn adolygu’r Gofrestr Risgiau yn ystod pob cyfarfod o’r Bwrdd. Cytunwyd o’r blaen i gynnal adolygiad treiglol o feysydd risg penodol yn ystod cyfarfodydd yn y dyfodol felly cafodd y maes risg cyllid a llywodraethu ei gyflwyno yn y cyfarfod hwn er mwyn ei ystyried.

10.2 Tynnwyd sylw’r Bwrdd at un risg allweddol a oedd yn ymwneud â chyllid llywodraeth ganol at gostau pensiwn gweithwyr. Roedd y cyllid ar gyfer 2020/21 wedi cael ei gymeradwyo, ond nid yw’r cyllid yn sicr ar gyfer y dyfodol.

10.3 Mae’r Bwrdd yn argymell bod y ddogfen gyffredinol ar y gofrestr risgiau yn esbonio’n glir mai ar ôl camau rheoli a lliniaru y mae’r sgôr risg.

10.4 PENDERFYNWYD nodi’r Maes Risg Cyllid a Llywodraethu ar y Gofrestr ar gyfer 2020/21, ac y bydd unrhyw newidiadau neu ddiweddariadau yn cael eu cynnwys yn y gofrestr. Caiff y ddogfen ddiwygiedig ei chyhoeddi ar wefan yr Awdurdod.

11 MATERION I’W CYFEIRIO I’R ATA

11.1 Bydd y cylch gorchwyl diwygiedig, yr adroddiad blynyddol a’r datganiad polisi disgresiynau ar gyfer cynlluniau pensiwn y diffoddwyr tân yn cael eu cyflwyno i’r Awdurdod.

12 UNRHYW FATER ARALL

12.1 Dim.

Twitter Facebook YouTube Instagram

Diolch am rannu'ch cyfeiriad ebost

Byddwn yn darparu'r wybodaeth addas i chi maes o law

Wedi gorffen

Diolch am eich cais

Wedi gorffen